In Shopify werden Bestellungen durch die Bestellnummer eindeutig identifiziert. Aber kann man auch eigene Rechnungsnummern vergeben?

Bestellungen bekommen in Shopify automatisch eine Bestellnummer (order number) zugewiesen. Außer ein Präfix und Suffix zu definieren kann man diese Nummer nicht weiter beeinflussen. Sie fängt bei 1001 an und wird dann stur hochgezählt.

Nun möchten Sie aber vielleicht für jede Bestellung eine eigene Rechnungsnummer vergeben. Sie haben für den Onlineshop vielleicht einen eigenen Nummernkreis in Ihrer Buchhaltung definiert. Oder Sie erfüllen Bestellungen manchmal in Teillieferungen und erstellen für jede Teillieferung eine eigene Rechnung. Egal warum, eigene Rechnungsnummern definieren zu wollen ist legitim.

Leider bietet Shopify hier keine direkte Möglichkeit. Die Bestellnummer wird wie gesagt automatisch generiert und das Format ist bis auf Präfix und Suffix nicht änderbar.

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Folgende Lösungen bieten sich nun an.

Nutzung der Bestellnummer mit wechselndem Präfix/Suffix

Generell müssen in Deutschland Rechnungsnummern eindeutig sein. Entgegen der landläufigen Meinung muss eine Rechnungsnummer dagegen nicht lückenlos fortlaufend sein. Es reicht lt. OFD Karlsruhe aus, wenn Rechnungsnummern nur einmal vergeben werden und somit eindeutig einer Buchung zuzuordnen sind.

Die automatisch hochzählende Bestellnummer in Shopify genügt daher erstmal den gesetzlichen Anforderungen. Wer mag, kann im Präfix noch das Jahr definieren und zu jedem 1. Januar in den Shop-Einstellungen aktualisieren. Nur einen eigenen Nummernkreis kann man so nicht wirklich realisieren.

Nutzung externer Apps zur Rechnungserstellung

Wem die „Bordmittel“ von Shopify nicht reichen, kann auf externe Apps wie z.B. Billbee oder Easybill zurückgreifen. In diesen Apps können i. d. R. von der Bestellnummer separate Rechnungsnummern auf der Basis von Nummernkreisen definiert und in den Rechnungen integriert werden. Diese Rechnungsnummer wird dann aber komplett außerhalb von Shopify verwaltet.

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