Shopify vergibt eigenständig laufende Nummern für alle Bestellungen. Wir zeigen Ihnen, welche Konfigurationsmöglichkeiten Sie haben.

Shopify vergibt für jede eingehende Bestellung eigenständig eine laufende Nummer, die sog. Order Number, zu Deutsch Bestellnummer. Die erste vergebene Bestellnummer ist dabei immer die 1001 und für jede weitere Bestellung wird automatisch um eins hochgezählt, also 1002, 1003, usw.

Die Vergabe dieser laufenden Nummer kann man erstmal nicht weiter beeinflussen. Weder kann man die Nummern zurücksetzen – auch „Test“-Bestellungen erhalten eine Bestellnummer und erhöhen den Zähler – noch kann man sie hochsetzen, um z. B. bei einer höheren Zahl anzufangen, wenn man den Shop live schaltet. Allerdings kann man den Bestellnummern eine beliebige Zeichenfolge voranstellen oder anhängen.

Unter Einstellungen » Allgemein » Standards und Formate können Sie ein Präfix und ein Suffix eingeben, mit denen jede Bestellnummer versehen werden soll.

Bestellnummer-Einstellungen

Das kann z. B: sinnvoll sein, wenn Sie mehrere Shops betreiben und Sie die Bestellungen aus jedem Shop in Ihrer Buchhaltung auseinander halten möchten. Oder Sie stellen jeder Bestellnummer das aktuelle Jahr oder einen Nummernkreis voran. Egal, wofür Sie die beiden Felder verwenden, der hier eingegebene Text wird von Shopify unverändert übernommen und der Bestellnummer vorangestellt bzw. angehängt. Es ist also nicht möglich, hier z. B. ein Datums-Präfix zu vergeben, das automatisch hochgezählt wird.

Bestellnummer & Rechnungsnummer

Neben der Shopify Bestellnummer vergibt Shopify keine weitere Nummer wie z. B. eine Rechnungsnummer. Intern hat jede Shopify-Bestellung zwar eine aus Zahlen bestehende ID. Diese stellt aber lediglich eine Shopify-interne ID dar, die man nicht als Rechnungsnummer missbrauchen sollte. Wie kommt man also an eine Rechnungsnummer?

Am einfachsten ist es natürlich, wenn Sie die Bestellnummer auch als Rechnungsnummer verwenden. Dann können Sie z. B. die Order Printer App verwenden, um bequem aus dem Shop-Admin heraus Ihre Kundenrechnungen zu erstellen, die die Rechnungsnummer enthalten.

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Fortlaufende Rechnungsnummern?

Viele (neue) Onlinehändler meinen, dass sie verpflichtet seien, fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben, dass Lücken in der Nummernvergabe also verboten seien. Wie oben beschrieben zählen auch Testbestellungen aus Shopifys Sicht zu normalen Bestellungen, für die eine Bestellnummer vergeben wird. Da diese Bestellungen aber nicht in die Buchhaltung einfließen, entstehen in diesem Fall zwangsläufig Lücken in den Bestellnummern. Was also tun?

Zunächst mal sollten Sie sich natürlich zu steuerlichen Fragen generell Rat bei einem Steuerberater einholen. Hier sei nur erwähnt, dass fortlaufende Rechnungsnummern nicht in jedem Fall zwingend vorgeschrieben sind. Vorgeschrieben ist allerdings, dass die Rechnungsnummer eindeutig sein muss, d. h. jede Nummer darf in Ihrer Buchhaltung nur einmal vorkommen.

Externe Systeme zur Rechnungserstellung

Wer ganz auf Nummer sicher gehen will oder wer z. B. selbst Rechnungsnummern separat von der Shopify Bestellnummer vergeben will, sollte ein externes System zur Rechnungserstellung verwenden. Hier bieten sich folgende Systeme an, die alle über eine Anbindung an Shopify verfügen:

Fazit

Für die meisten Händler sollte es ausreichen, die von Shopify vergebene Bestellnummer auch als Rechnungsnummer zu verwenden. Je nach Bedarf können Sie diese Nummer noch um ein Präfix oder Suffix erweitern und erhalten so eine individuelle Rechnungsnummer pro Shop.

Wenn Sie weitergehende Ansprüche haben und z. B. Nummernkreise für Ihre Rechnungen verwenden, die außerdem noch aus verschiedenen Shops und ggf. auch noch einem Ladengeschäft zusammenlaufen, sollten Sie die Erstellung von Kundenrechnungen über eins der o. g. externen Tools abwickeln. Die Shopify-interne Bestellnummer können Sie weiterhin als Bestellnummer verwenden, aber die Rechnungsnummern werden dann von dem externen System und nach Ihren Vorgaben vergeben.

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